Att låta anställda använda företagsbilar är en självklarhet i många verksamheter – men det är också ett ansvar som kräver klara spelregler. Utan en nedskriven bilpolicy blir det snabbt oklart vem som bär kostnader och vilket ansvar som gäller om något händer.
En bilpolicy är helt enkelt ett juridiskt bindande avtal som visar vem som får använda en specifik bil och på vilka villkor. För att göra detta tydligt i praktiken används ett TRF-kort (Tillstånd och Reglering av upplåtna samt utlånade Fordon). Det är den form som rekommenderas när en bilpolicy ska gälla för en viss bil och en bestämd förare.
Ett TRF-kort kopplar ihop fordonet med den person som har fått företagets tillstånd att använda det. Det visar tydligt att företaget upplåter bilen och att föraren är utsedd att ansvara för den.
Varför en skriftlig bilpolicy är avgörande
När en bil lämnas ut till en anställd uppstår flera viktiga frågor:
- Vem står för självrisk om en olycka sker?
- Vem ansvarar för parkeringsböter eller andra avgifter?
- Vem ser till att service, däckbyte och besiktning sker i tid?
- Vad händer med bilen när den anställde slutar eller är borta under en längre period?
Om dessa punkter inte är reglerade i ett dokument kan det leda till onödiga kostnader, förseningar och konflikter. En bilpolicy nedskriven i ett TRF-kort gör att både arbetsgivare och förare vet exakt vad som gäller.
Vad ett TRF-kort bekräftar
Kortet innehåller de uppgifter som krävs för att upplåtelsen ska vara tydligt dokumenterad:
- bilens registreringsnummer
- arbetsgivarens namn och organisationsnummer
- den anställdes namn som får disponera bilen
- underskrifter från båda parter som bevis på att överenskommelsen gäller
Detta gör det svart på vitt vem som har rätt att använda bilen och under vems ansvar den körs. Kortet kan vid behov visas upp vid en poliskontroll och fungerar som ett tydligt intyg på att upplåtelsen är godkänd.
Trygghet för både företag och förare
Med ett TRF-kort som bilpolicy minskar risken för missförstånd och tvister. Företaget har ett dokument som visar vem som disponerar bilen, och föraren har ett officiellt bevis på sitt tillstånd. Båda parter får därmed en tryggare och mer professionell hantering av företagets bilar.
Sammanfattning
En bilpolicy är inte en formalitet utan en nödvändighet för alla företag som låter anställda köra företagsbilar. Ett TRF-kort är det praktiska sättet att upprätta denna policy – ett bindande dokument som klargör ansvar och rättigheter för en specifik bil och förare.